lunedì 30 settembre 2013

Tempi di conservazione documenti

Documenti fiscali, scontrini, bollette e ricevute di pagamento hanno una data di scadenza; devono cioè essere conservati per un certo numero di anni, ed essere esibiti in caso di richiesta. Chi se ne libera troppo in fretta, potrebbe essere costretto a pagare nuovamente, soprattutto se si tratta di tasse.

I termini di prescrizione più comuni che interessano le famiglie sono i seguenti:

Affitto e spese condominiali;
Le ricevute dell'affitto e delle spese condominiali vanno conservate per almeno 5 anni, anche se è consigliabile custodirle più a lungo possibile.-

Assicurazioni;
Le quietanze delle polizze vanno conservate per 1 anno dalla scadenza, (salvo diversi tempi previsti dal contratto), e per 5 anni se usate ai fini fiscali, (spese detraibili).-

Atti notarili;
Gli atti notarili vanno conservati per sempre.-

Bollette domestiche;
Le bollette delle utenze (luce, telefono, gas e acqua), devono essere conservate per 5 anni dalla data di scadenza del pagamento.-

Bollettini ICI;
I bollettini dell'ICI devono essere conservati almeno fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui doveva essere fatto il pagamento o a quello in cui è stata presentata la dichiarazione.-

Canone TV;
Per il pagamento del canone TV la prescrizione è di 10 anni.-

Cedolini Stipendio;
I cedolini dello stipendio sono documenti preziosi che vanno tenuti in un cassetto per tutta la vita. Molto spesso, a distanza di decenni, si rivelano l'unico modo per provare un rapporto di lavoro dipendente. Attenzione, nelle aziende con più di 15 dipendenti la possibilità di contestare i conteggi si prescrive dopo cinque anni. Nelle società con meno di 15 persone invece i documenti perdono valore solo dopo cinque anni dalla cessazione del rapporto di lavoro. I cedolini paga possono invece tornare utili fino a dieci dopo l'inizio del trattamento pensionistico. I cedolini Inps o di qualsiasi ente previdenziale vanno conservati per dieci anni dopo il pensionamento.-

Estratti conto bancari e postali;
Vanno conservati per 10 anni.-

Fatture di professionisti e artigiani;
Le fatture di avvocati, commercialisti, idraulici, elettricisti, meccanici ecc., vanno conservate per almeno 3 anni.-

Modello Unico, Mod. 730 e CUD;
La documentazione deve essere conservata per almeno 6 anni. Infatti entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione, gli uffici possono fare accertamenti. La documentazione di Unico 2004 o 730/2004, inerente i redditi del 2003, per esempio dovrà essere conservata fino al 31 dicembre 2009. Non vanno comunque cestinate le carte del modello Unico nella cui dichiarazione risultino imposte a credito; ma vanno conservate fino a quando non si è ottenuto il rimborso dall'Agenzia delle Entrate.-

Multe stradali;
I pagamenti delle multe stradali vanno tenuti nel cassetto per almeno 5 anni.-

Mutui;
Le quietanze delle rate vanno conservate per 10 anni.-

Rette scolastiche ed iscrizione a corsi sportivi;
Le ricevute vanno conservate per 1 anno, o per 5 anni se usate ai fini fiscali, come spese detraibili.-

Ricevute alberghi e pensioni;
Le fatture o ricevute di alberghi e pensioni vanno conservate per almeno 6 mesi-

Ricevute di spedizionieri o trasportatori;
Le ricevute vanno conservate per 1 anno se il trasporto avviene in Europa, o 18 mesi se il trasporto avviene fuori Europa.-

Scontrini;
Gli scontrini, se valgono come garanzia, vanno conservati per tutta la durata della stessa, (2 anni è la durata ufficiale della garanzia). Se riguardano l'acquisto di medicinali, portati in detrazione nella denuncia dei redditi, scatta il quinquennio previsto per la documentazione fiscale.-

Tassa di circolazione;
La tassa di circolazione (o bollo auto), deve essere conservata per 5 anni dalla scadenza, anche se l'auto è stata venduta.

Tassa sui rifiuti;
Le ricevute della Tarsu, (nettezza urbana), vanno conservate per 10 anni.-

Tosap;
Tosap, (tassa occupazione spazi ed aree pubbliche), devono essere conservati almeno 5 anni.-

Se vuoi avere informazioni più dettagliate e personalizzate puoi rivolgerti alla sede CGIL più vicina; troverai indirizzi e numeri di telefono sul sito www.cgil.it.
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Gianfranco Censori

50 commenti:

  1. Buongiorno mia moglie vanta un credito d'imposta ma l'agenzia delle entrate mi ha detto che non possono restituire l'importo in quanto è casalinga e non avendo attività lavorativa non possono rimborsarlo come per i dipendenti i busta paga.Cosa si può fare per recuperare quel credito? Grazie

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    1. Un credito di imposta può essere destinato a compensare i debiti, a diminuire le imposte dovute oppure, quando ammesso, se ne può richiedere il rimborso, ad es. in sede di dichiarazione dei redditi, quindi nel caso di Tua moglie siccome non presenta la dichiarazione dei redditi può richiedere il rimborso all'Erario, Vi consiglio quindi di rivolgervi a un CAF abilitato per farvi seguire per tutto l'iter burocratico necessario.-

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  2. buongiorno ho pagato una onlus con il bonifico bancario ma ho pero' smarrito la fattura di carta,e' ancora valido per i fini del rimborso?

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    1. Se hai smarrito la fattura devi richiedere alla onlus una copia conforme da allegare al bonifico ai fini delle relativa detrazione in sede di dichiarazione dei redditi.-

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  3. salve ho riscontrato che l'impis non ha inseritomi l'anno 1998 nella mia scheda contributiva ,mi e stato chiesto il cud che non ho trovato ,pero' trovo le buste paga dell'anno in questione puo' l'impis sistemare il tutto con le buste paga la ringrazio x la sua risposta

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  4. comunque stiamo parlando dell'inpis......ahahah

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    1. SI!
      Se non ti ritrovi il CUD con le buste paga l'INPS può comunque aggiornarti l'estratto contributivo per il periodo mancante.-

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  5. Salve,
    volevo sapere per quanti anni si devono tenere archiviati i documenti contabili, avevo una partita iva come libero professionista, ero un consulente, ed ho chiuso la partita iva a dicembre 2006.
    Grazie per la risposta!

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    1. Sotto il profilo civilistico, la conservazione dei documenti contabili è disciplinata dall’articolo 2220 del codice civile, che stabilisce l'obbligo, per l'imprenditore commerciale, di custodire e conservare i documenti e le scritture contabili per un determinato periodo di tempo, così da poter documentare esaurientemente i fatti aziendali, qualora sorgano controversie di ordine fiscale, societario e commerciale. In particolare, l’articolo suddetto prevede che:
      • le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione
      • per dieci anni devono conservarsi, altresì, le fatture, le lettere ed i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti
      Trascorso tale periodo, pertanto, non è più possibile contestare all'imprenditore la mancanza di tale documenti.-

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  6. buongiorno sig Gianfranco,
    spero possa aiutarmi. A seguito di arbitrato a me favorevole, ho vinto la causa che riconosce le spese da me affrontate più di 4 anni fa per un operazione al ginocchio. L'assicurazione mi ha chiesto di spedir loro gli originali delle spese mediche per il rimborso. Purtroppo non riesco a trovarne nessuno, devo aver smarrito l'intero plico. Essendomi servito in questi anni delle scannerizzazioni a colori che ho tutt'ora nel mio pc, posso utilizzare quelli in qualche modo? grazie.

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    1. Ciao Marco!
      SI!
      Puoi inviare alla compagnia di assicurazione le copie scannerizzate delle fatture richieste, che devono essere accettate come copie conformi degli originali.-

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  7. Buongiorno, volevo un consiglio.
    Mi è arrivato il famoso questionario della GdF su una verifica fiscale verso uno studio dentistico di cui sono stato paziente 3/4 anni fa.
    In questo questionario mi si chiede di dire tutto quello che ho fatto e di allegare tutte le ricevute e fatture..
    Io purtroppo ho conservato solo parte delle ricevute, e cioè solo quelle che ho detratto nella dichiarazione dei redditi, le altre non le ho piu e non ricordo quante fossero e le cifre.
    Sono obbligato a tenere più di tre anni anche le fatture e scontrini fiscali di prestazioni sanitarie che non ho detratto??
    Perchè leggendo in giro mi sa proprio che mi beccherò una multa..

    Grazie molte e buona giornata.

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    1. Non capisco perché Tu hai conservato solo una parte delle ricevute, cioè perché non le hai portate tutte nella dichiarazione dei redditi, comunque devi allegare le fatture che ti ritrovi e per il resto devi dichiarare quello che ti ricordi e spiegare perché non hai conservato le relative fatture.-

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  8. Salve,se si sono smarrite le buste paga ma da estratto conto contributivi la situazione è precisa e lineare, mica ci sono problemi? Grazie.

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    1. Errata corrige, estratto conto contributivo

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    2. In teoria se conservi l'estratto contributivo dove risultano tutti i periodi lavorativi sei a posto, ma in pratica se vuoi metterti al riparo da ogni possibile sorpresa negativa, Ti consiglio di richiedere all'INPS un estratto conto certificato.-

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    3. Ok, grazie mille

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  9. oggi mi sono arrivate delle richieste di pagamento per bollette ESAF "ex ente sardo acquedotti e fognature", riferite al periodo 2003-2004, io con trasloco del 2009, non ho tenuto o comunque non mi ritrovo le ricevute, cosa devo fare?

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    1. Ciao Paolo!
      Le bollette delle utenze (luce, telefono, gas e acqua), devono essere conservate per 5 anni dalla data di scadenza del pagamento.-
      Nel Tuo caso quindi se non hai ricevuto precedenti solleciti che hanno interrotto la prescrizione, puoi inviare all'ESAF una raccomandata A/R nella quale eccepisci appunto l'avvenuta prescrizione, e richiedi quindi l'archiviazione della Tua pratica.-

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  10. Buongiorno, per quanto tempo va conservata una dichiarazione ISEE?

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    1. Una dichiarazione ISE - ISEE essendo legata alla situazione reddituale deve essere conservata per 6 anni come la documentazione inerente la dichiarazione dei redditi.-

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    2. Buona sera sig. Gianfranco Censori è possibile avere la normativa inerente la prescrizione della dichiarazione ISE- ISEE?

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    3. Modello Unico, Mod. 730 e CUD;
      La documentazione deve essere conservata per almeno 6 anni. Infatti entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione, gli uffici possono fare accertamenti. La documentazione di Unico 2004 o 730/2004, inerente i redditi del 2003, per esempio dovrà essere conservata fino al 31 dicembre 2009. Non vanno comunque cestinate le carte del modello Unico nella cui dichiarazione risultino imposte a credito; ma vanno conservate fino a quando non si è ottenuto il rimborso dall'Agenzia delle Entrate.-
      La certificazione ISE - ISEE è legata alla dichiarazione dei redditi quindi se ne desume che trascorsi 6 anni se non si è più tenuti a conservare la dichiarazione dei redditi non si può nemmeno ricevere ricevere verifiche sulle dichiarazioni ISE - ISEE.-

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  11. Salve, ho ricevuto una richiesta per il pagamento del bollo auto anno 2010 per un veicolo che ho re-immatricolato in Germania nel 2001 e venduto nel 2006…. la mia tentazione è di ignorare, un consiglio?
    Essendo passati più di dieci anni non ho più la documentazione dell'immatricolazione, potrei chiedere alla motorizzazione tedesca, ma non voglio perdere del tempo inutilmente per una cosa palesemente falsa...

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    1. Ciao Diego!
      Purtroppo anche se Tu sostieni che si tratta di una cosa palesemente falsa, l'onere della prova è a Tuo carico, Ti consiglio quindi di procurarti una documentazione inerente la reimmatricolazione in Germania o la vendita dell'auto perché altrimenti non ne vieni fuori, e potresti anzi ricevere richieste di pagamento anche per gli anni successivi al 2010.-

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  12. Buona sera, ho l'esenzione 048 per malattia invalidante, vorrei sapere se con questo riconoscimento ho delle agevolazioni per una eventuale assunzione di lavoro.Gazie.

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    1. Per aver diritto a delle agevolazioni per una eventuale assunzione di lavoro devi essere iscritto al centro per l'impiego al collocamento obbligatorio o speciale in base alla legge 68 del 12 marzo 1999.-

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  13. salve..io ho perso tutti i miei cud e le buste paghe..e adesso mi servono...vorrei prendere in affitto un bar. e per il corso SAB (REC) mi serve per dimostrare che nei ultimi 5 anni ho lavorato e che son stata assunta presso qualche bar, ma i miei titolari dove lavoravo anno chiuso e non so dove andare e cosa fare, e se riusciro mai a recuperarli..o ce qualche altra alternativa che posso fare..grazie

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    1. - Per quanto riguarda l'aspetto fiscale puoi rivolgerti direttamente all'Agenzia delle Entrate, anche se presumo che dovrai spiegare perché non hai più i CUD che per legge devono essere conservati per almeno 5 anni.-
      - Per quanto riguarda l'aspetto previdenziale puoi rivolgerti direttamente all'INPS per richiedere un estratto contributivo, nel quale risulterà tutta la Tua situazione lavorativa.-

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  14. Buonasera, sono Sergio,
    Potete dirmi come faccio ad avere una copia delle buste paga che ho smarrito?
    Sono in pessimi rapporti con l'ex datore di lavoro e mi servirebbero per avviare le pratiche per la richiesta di disoccupazione.
    Grazie in anticipo

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    1. Ciao Sergio!
      Purtroppo non hai alternative!
      Infatti solo il Tuo ex datore di lavoro può darti una copia delle buste paga, o il suo consulente per le paghe, in quanto nessun altro ne è in possesso.-

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  15. Salve,sono Sandro vorrei sapere per quanto tempo bisogna conservare le ricevute delle rate di un finanziamento.Grazie

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    1. Ciao Sandro!
      Mutui o finanziamenti;
      Le quietanze delle rate vanno conservate per 10 anni.-

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  16. Gentile Avvocato
    è arrivata una nota da " credit management casella postale 183 14100 asti", che penso sia un’ incaricata di Telecom, alla quale è allegato un bollettino con richiesta di pagamento di un saldo di bolletta 4/2008 per circa 50 euro.
    Nessun telefono è indicato per chiedere notizie,nessun fax, nessuna fattura allegata con descrizioni di legge
    Ho ritrovato una vecchia fattura 10.10.2013 nella quale è scritto " i suoi conti precedenti risultano pagati" ; inoltre sono trascorsi 5 anni dall'emissione della bolletta 4/2008 e dovrebbe essere in vigore l' art.2948 comma 4 c.c. sulla prescrizione
    Onestamente mi ricordo che nel 2008 feci una denuncia ai carabinieri di fatturazioni esose per telefonate all'estero mai fatte - siamo due pensionati.
    Seguii i percorsi di legge ed il 187 mi disse come dovevo comportarmi e quello che dovevo pagare invece dell'intero,poi tutto regolare.
    Ora rispunta questa richiesta che tra l'altro riporta un totale assolutamente inspiegabile rispetto ad un presunto conguaglio ( eccessivi consumi come ho detto sotto denuncia ai carabinieri, denuncia notificata allora alla Telecom)
    Non so come comportarmi .
    Ho letto di Stalking di queste società con telefonate, persecuzioni,improperi, minacce..
    Non vorrei incorrere in tali situazioni ma neanche voglio pagare inspiegati ed inspiegabili bollettini non documentati.
    Mi aiuti, cosa mi consiglia di fare?

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    1. Ciao Marcella!
      Ti consiglio di inviare una raccomandata a/r alla credit management comunicando che non ti risultano sospesi con la Telecom e che comunque essendo trascorsi più di 5 anni il credito sarebbe comunque prescritto, e richiedi quindi che la Tua pratica venga archiviata.-

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  17. fatto!! come ha detto Lei!
    Grazie mille
    Marcella

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  18. Buongiorno,
    il mio commercialista m'ha detto che ora bisogna tenere la documentazione dell'attività per 5 anni, anziché 10 com'era prima.
    Mi conferma questa versione?
    Grazie in anticipo.

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    1. Per quanto tempo l’imprenditore commerciale deve conservate le scritture contabili?
      Le scritture contabili debbono essere conservate dall’imprenditore commerciale e dai suoi eredi per almeno 10 anni dalla data dell’ultima registrazione, anche se nel frattempo l’impresa è cessata per chiusura dell’attività. E’ in ogni caso consigliabile anche al piccolo imprenditore conservare le scritture contabili previste ai fini fiscali per il periodo analogo di 10 anni. Una volta trascorso tale periodo di tempo non è più pertanto possibile contestare all’imprenditore la mancanza di tali documenti.-

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  19. Buongiorno,
    avrei un problema da esporvi: mia madre ha iniziato le ricerche dei contributi previdenziali per poter richiedere la pensione. Dal'lestratto conto contributivo inps mancano i contributi versati da una ditta di cui era dipendente dal '74 all'85. Purtroppo mia madre ha perso le buste paga dell'epoca e anche ul libretto del lavoro per poter attestare il rapporto di lavoro. C'è qualche modo di recuperarli? Ci hanno suggerito di provare a chiedere all'Agenzia delle Entrate, si può ottenere qualcosa o deve rassegnarsi ad andare in pensione con l'età? Grazie in anticipo

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    1. Purtroppo in questi casi l'INPS per l'accredito di contributi che non risultano nell'estratto contributivo pretende una documentazione che attesti l'esistenza del rapporto di lavoro, quindi o buste paga, o ricevute di versamenti contributivi o di una attestazione dei redditi del periodo.-
      Questo significa che se Tua madre non può dimostrare in qualche modo l'esistenza del rapporto di lavoro di allora è meglio che si rassegni perché non ci sono altre strade percorribili.-

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  20. Buongiorno, vanto un credito di imposta dal mod. Unico 2014 redditi 2013 di cui ho chiesto rimborso indicando le mie coordinate bancarie all'ag. Delle entrate. Quanto tempo deve passare per riceverlo o come posso sollecitare? Grazie!

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    1. Di solito l'Agenzia delle Entrate provvede ai rimborsi IRPEF nel giro di 2 o 3 anni, devi quindi avere pazienza, ed è inutile fare solleciti.-

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  21. Buon giorno per quanto temo deve essere conservata una domanda di assegni familiari?

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    1. Se Tu sei un lavoratore non hai alcun obbligo di conservare la copia della domanda degli assegni familiari, mentre se sei un datore di lavoro devi conservare la domanda per almeno 6 anni, cioè fino a quando gli arretrati non vanno in prescrizione.-

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  22. Buon giorno, volevo porvi delle domande che riguardano il certificato ISEE: L'addetto della CAF CISL il quale mi ha rilasciato il certificato ISEE mi ha detto che il certificato è rilasciato in due originali, delle quali uno lo trattiene la CAF CISL e l'altro viene consegnato al richiedente. La CAF CISL è obbligata a tenere il suo originale per due anni, dopo trascorso il tempo minimo di conservazione lo buttano via. La stessa cosa mi ha detto che posso fare io, cioè che dopo due anni lo posso buttare via. E cosi ho anche fatto! Ho cercato di informarmi nelle varie sedi della CAF CISL e purtroppo ricevo sempre risposte diverse degli addetti al rilascio dell’ISEE. Le mie domande:
    1. Ho fatto bene a buttarlo via dopo due anni dalla data del rilascio?
    2. In caso la risposta è negativa, mi potreste gentilmente spiegare dopo quanti anni vanno in prescrizione gli accertamenti dei certificati ISEE e soprattutto chi gli esegue? Mi preoccupa che in base al mio ISEE ho ricevuto il contributo regionale prima casa (completamente giustificato in base al mio indicatore….). Pero in caso degli accertamenti non ho l’ISEE originale. Che cosa rischio?
    La ringrazio in anticipo per la sua cortese risposta!

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    1. Confermo!
      Quello che ti ha detto il CAF è corretto, nel senso che Tu non hai alcun obbligo di conservare la copia del Tuo ISEE oltre il termine dei due anni.-
      Gli eventuali accertamenti riguarderanno eventualmente chi ti ha concesso delle agevolazioni in base alla certificazione ISEE da te a suo tempo presentata a norma di legge.-

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  23. Ho letto quello che ha scritto il lettore precedente e mi è sorto un dubbio. Ma in realtà dopo quanti anni vanno in prescrizione gli accertamenti dei certificati ISEE???
    Faccio un esempio. Ho fatto il certificato ISEE nel 2011 con i redditi del 2010 (mi serviva per l’università della mia figlia). Quando andrebbe in prescrizione questa ISEE?
    Grazie!

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    1. L'utente è tenuto a conservare una copia della certificazione ISEE solo per due anni, con decorrenza dalla data di emissione.-

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