lunedì 30 settembre 2013

Tempi di conservazione documenti

Documenti fiscali, scontrini, bollette e ricevute di pagamento hanno una data di scadenza; devono cioè essere conservati per un certo numero di anni, ed essere esibiti in caso di richiesta. Chi se ne libera troppo in fretta, potrebbe essere costretto a pagare nuovamente, soprattutto se si tratta di tasse.

I termini di prescrizione più comuni che interessano le famiglie sono i seguenti:

Affitto e spese condominiali;
Le ricevute dell'affitto e delle spese condominiali vanno conservate per almeno 5 anni, anche se è consigliabile custodirle più a lungo possibile.-

Assicurazioni;
Le quietanze delle polizze vanno conservate per 1 anno dalla scadenza, (salvo diversi tempi previsti dal contratto), e per 5 anni se usate ai fini fiscali, (spese detraibili).-

Atti notarili;
Gli atti notarili vanno conservati per sempre.-

Bollette domestiche;
Le bollette delle utenze (luce, telefono, gas e acqua), devono essere conservate per 5 anni dalla data di scadenza del pagamento.-

Bollettini ICI;
I bollettini dell'ICI devono essere conservati almeno fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui doveva essere fatto il pagamento o a quello in cui è stata presentata la dichiarazione.-

Canone TV;
Per il pagamento del canone TV la prescrizione è di 10 anni.-

Cedolini Stipendio;
I cedolini dello stipendio sono documenti preziosi che vanno tenuti in un cassetto per tutta la vita. Molto spesso, a distanza di decenni, si rivelano l'unico modo per provare un rapporto di lavoro dipendente. Attenzione, nelle aziende con più di 15 dipendenti la possibilità di contestare i conteggi si prescrive dopo cinque anni. Nelle società con meno di 15 persone invece i documenti perdono valore solo dopo cinque anni dalla cessazione del rapporto di lavoro. I cedolini paga possono invece tornare utili fino a dieci dopo l'inizio del trattamento pensionistico. I cedolini Inps o di qualsiasi ente previdenziale vanno conservati per dieci anni dopo il pensionamento.-

Estratti conto bancari e postali;
Vanno conservati per 10 anni.-

Fatture di professionisti e artigiani;
Le fatture di avvocati, commercialisti, idraulici, elettricisti, meccanici ecc., vanno conservate per almeno 3 anni.-

Modello Unico, Mod. 730 e CUD;
La documentazione deve essere conservata per almeno 6 anni. Infatti entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione, gli uffici possono fare accertamenti. La documentazione di Unico 2004 o 730/2004, inerente i redditi del 2003, per esempio dovrà essere conservata fino al 31 dicembre 2009. Non vanno comunque cestinate le carte del modello Unico nella cui dichiarazione risultino imposte a credito; ma vanno conservate fino a quando non si è ottenuto il rimborso dall'Agenzia delle Entrate.-

Multe stradali;
I pagamenti delle multe stradali vanno tenuti nel cassetto per almeno 5 anni.-

Mutui;
Le quietanze delle rate vanno conservate per 10 anni.-

Rette scolastiche ed iscrizione a corsi sportivi;
Le ricevute vanno conservate per 1 anno, o per 5 anni se usate ai fini fiscali, come spese detraibili.-

Ricevute alberghi e pensioni;
Le fatture o ricevute di alberghi e pensioni vanno conservate per almeno 6 mesi-

Ricevute di spedizionieri o trasportatori;
Le ricevute vanno conservate per 1 anno se il trasporto avviene in Europa, o 18 mesi se il trasporto avviene fuori Europa.-

Scontrini;
Gli scontrini, se valgono come garanzia, vanno conservati per tutta la durata della stessa, (2 anni è la durata ufficiale della garanzia). Se riguardano l'acquisto di medicinali, portati in detrazione nella denuncia dei redditi, scatta il quinquennio previsto per la documentazione fiscale.-

Tassa di circolazione;
La tassa di circolazione (o bollo auto), deve essere conservata per 5 anni dalla scadenza, anche se l'auto è stata venduta.

Tassa sui rifiuti;
Le ricevute della Tarsu, (nettezza urbana), vanno conservate per 10 anni.-

Tosap;
Tosap, (tassa occupazione spazi ed aree pubbliche), devono essere conservati almeno 5 anni.-

Se vuoi avere informazioni più dettagliate e personalizzate puoi rivolgerti alla sede CGIL più vicina; troverai indirizzi e numeri di telefono sul sito www.cgil.it.
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Gianfranco Censori

50 commenti:

  1. Buongiorno,
    mi sono licenziato un mese fa dopo 4 anni di lavoro presso una multinazionale.
    Parlando con altri ex colleghi, ho saputo di alcune irregolarità contrattuali che volevo verificare, ma sfortunatamente non son riuscito a trovare il mio vecchio contratto di lavoro. Ho provato a richiederlo ai miei vecchi datori, ma mi è stato risposto che "non lo hanno più e non possono inviarmelo".
    Volevo chiedere: è plausibile che dopo un mese lo abbiano gettato oppure hanno un obbligo di conservare i contratti per un certo periodo?

    Grazie mille
    Giovanni

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    1. Ciao Giovanni!
      Pretendere che il Tuo ex datore di lavoro ti mandi il vecchio contratto di lavoro mi pare un po troppo!
      Comunque non capisco se parli del contratto di categoria o di quello che prevedeva la tua lettera di assunzione, perché nel primo caso puoi rivolgerti a un sindacato mentre nel secondo caso se non hai conservato la documentazione non puoi più farci nulla.-

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  2. A LUGLIO 2011 SONO STATO IN VACANZA IN UN RESORT NEL COMUNE DI CASSANO ALLO IONIO. IL 16 DICEMBRE 2016, A DISTANZA DI PIU DI 5 ANNI, HO RICEVUTO DAL COMUNE UNA CONTESTAZIONE PER NON AVER PAGATO LA TASSA DI SOGGIORNO. RICORDO CHE IL RESORT MI HA FATTO PAGARE LA TASSA DI SOGGIORNO SEPARATAMENTE DAL CONTO ED ESPRESSAMENTE IN CONTANTI ANCHE PER I MIEI DUE FIGLI MINORI DI ANNI 10. PURTROPPO NON HO Più LA RICEVUTA PER DIMOSTRARE L'AVVENUTO PAGAMENTO. VOLEVO CHIERDERE SE C'E' LA PRESCRIZIONE. PER QUANTO TEMPO LA LEGGE MI OBBLIGA A TENERE TALI RICEVUTE FISCALI.
    GRAZIE.
    LUCIANO

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    1. Ciao Luciano!
      Tributi locali
      L’ art. 1, comma 161 della L. n. 296/2006 (Finanziaria 2007) dispone che la notifica degli avvisi di accertamento dei tributi locali (Imu, Ici, Tosap, Tarsu, oblazione per condono edilizio, Imposta di scopo, Contributo di soggiorno) deve avvenire a pena di decadenza entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui la dichiarazione o il versamento è stato o avrebbe dovuto essere effettuato.-

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    2. Grazie, mille. Ho contattato la struttura per avere copia della ricevuta e loro mi hanno risposto che non le hanno più. Come al solito l'utente finale è sempre più indifeso e in balia delle amministrazioni comunali sempre più assetate di soldi... in questo modo la tassa di soggiorno la fanno pagare due volte... quanti vacanzieri conservano le ricevute fiscali per i 5 anni successivi?

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    3. Ciao Luciano!
      In effetti, di questi tempi le amministrazioni comunali pur di far cassa le studiano tutte, e chi ci va di mezzo siamo noi cittadini sempre più indifesi.-

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    4. Salve ho lo stesso problema di Luciano.
      Il mio nucleo familiare è uguale a quello di Luciano. Il villaggio è tenuto a conservare le ricevute ?? Ho chiamato al comune e il responsabile mi ha riferito di aver preso i dati dalla fattura del villaggio, dove c'è la X su non pagamento della tassa di soggiorno. Addirittura mi hanno caricato una persona in più. Mi conviene far ricorso ????

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  3. Buon giorno, vorrei porvi una domanda...lavoro da più di 20 anni nello stesso posto i primi 2 anni il mio datore di lavoro dice di aver pagato i cedoliNi contributi ma all inps non risulta...sono ormai in prescrizione??
    Ps il mio datore dice di averli pagati ma non trova le ricevute...cosa fare??
    Grazie mille Buona giornata

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    1. Purtroppo quello che dice il datore di lavoro vale poco, in quanto all'INPS occorre fornire delle prove dell'attività lavorativa svolta, quindi o le buste paga o il CUD inerenti il periodo contributivo mancante.-

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  4. sono una dipendente con contratto a tempo determinato. il contratto si rinnova anno per anno i vecchi contratti li posso buttare?

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    1. SI!
      I vecchi contratti li puoi buttare, mi raccomando però di conservare e custodire "gelosamente" tutte le buste paga perché a suo tempo potrebbero esserti utili.-

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  5. grazie mille! ho un altro problema sto organizzando l'archivio del mio ragazzo e ha delle buste paga mancanti come posso fare? e i CUD e i 730 dopo quanti anni si possono buttare?

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    1. Consiglio a tuo figlio se possibile di richiedere una copia delle buste paga mancanti al suo datore di lavoro del periodo, o in alternativa di conservare i CUD riferiti agli stessi periodi lavorativi, che hanno lo stesso valore.-
      Modello Unico, Mod. 730 e CUD;
      La documentazione deve essere conservata per almeno 6 anni. Infatti entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione, gli uffici possono fare accertamenti.-

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  6. ho anche dei bollettini della agos ducato dopo quanti anni li posso buttare?

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    1. Assicurazioni;
      Le quietanze delle polizze vanno conservate per 1 anno dalla scadenza, (salvo diversi tempi previsti dal contratto), e per 5 anni se usate ai fini fiscali, (spese detraibili).-

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  7. Buongiorno avrei qualche domanda:
    contratti luce e gas per quanto tempo tenerli? è le relative bollette?
    contratti di affitto ?
    cambi di residenza con iscrizione ad altro comune somo da tenere tutti?
    I contratti per apertura conto corrente si devono tenere sia che il conto è stato chiuso che ancora aperto?

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    1. - I contratti di luce e gas vanno tenuti fino a quando sono validi, cioè fino a quando non si cambia gestore.-
      - Le bollette luce e gas invece sono da conservare per 5 anni dalla data di scadenza dei relativi pagamenti.-
      - I contratti di affitto vanno conservati fino a quando non si cambia casa.-
      - NO! I cambi di residenza possono anche non essere conservati.-
      - I contratti per apertura di un conto corrente vanno conservati fino a quando non viene chiuso.-

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  8. Buongiorno Gianfranco, mio marito è morto a marzo e in questi giorni mi sono accorta che non aveva pagato la tassa dei rifiuti di un magazzino dal 2012. A gennaio quando farò la dichiarazione di possesso per la tari dovrò pagare i 5 anni arretrati? A tal proposito mi sono informata col comune senza entrare nei dettagli e mi hanno detto che adesso la prescrizione non è 10 ma 5 se non è intervenuta nessun accertamento.
    Poi cercando su internet ho trovato questo:

    La decadenza dell’imposta sui rifiuti:

    Accanto alla prescrizione, la pubblica amministrazione deve rispettare anche il termine di decadenza. In particolare il titolo esecutivo (cioè la cartella di pagamento o l’ingiunzione fiscale) deve essere notificato al contribuente, a pena di decadenza, entro il 31 dicembre del terzo anno successivo a quello in cui l’accertamento è divenuto definitivo. L’accertamento diviene definitivo decorsi 60 giorni dalla data di notifica.

    Questo che vuol dire che siccome il comune non ha notificato niente a mio marito mi tocca pagare solo gli ultimi tre anni?
    In attesa di una tua risposta ti auguro buona giornata

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    1. NO!
      A gennaio devi pagare solo la TARI per l'anno 2018, in quanto per quanto riguarda gli arretrati devi attendere che ti arrivi un sollecito da parte del Comune, sollecito che dovrà riguardare solo gli ultimi 3 anni.-

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  9. Buonasera,
    3 giorni fa mi sono rotta le falangi del piede a causa della caduta di un estintore (posizionato non a norma) che è accidentalmente caduto sul mio piede durante lo svolgimento della mia attività lavorativa.
    Mi sono recata lo stesso giorno al pronto soccorso dove mi è stata diagnosticata una doppia frattura delle falangi del piede e una prognosi di 25gg di riposo.
    Essendo accaduto tutto questo sul posto di lavoro dove era presente la rappresentate della sicurezza, che non si è curata della posizione degli estintori ed avendo a me atteibuito la colpa dell’accaduto come posso muovermi? Sono in presenza di un’immagine che prova la reale posizione errata dell’estintore vicino al quadro elettrico che poi è caduto sul mio piede durante lo spegnimento di questo.
    Ringrazio per la cortese attenzione
    Cordialmente
    Martina

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    1. Ciao Martina!
      Non capisco il tuo problema!
      Il tuo è comunque un infortunio sul lavoro, con tutto quello che ne consegue, quindi una tua eventuale presunta corresponsabilità è assolutamente ininfluente.-

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  10. Ho letto che i pagamenti dei contributi inps vanno conservati per sempre, ma vorrei sapere nel caso specifico i contributi pagati da mia madre andata in pensione nel 2003 e deceduta nel 2016 vanno tuttora conservati? Tenendo presente che mio padre prende la reversibilità.

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    1. NO!
      Nel tuo caso non è più necessario conservare la documentazione, perché a questo punto a tuo padre non servirebbero più a nulla.-

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    2. Grazie per la pronta risposta

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  11. Sono in italiano residente in Canada dal 1998. Nel 1998, aprii per cinque mesi una partita iva con relative iscrizione alla camera di commercio di L'Aquila. A seguito del trasferimento, tornai in Italia nel dicembre dello stesso anno per chiudere tutte le pratiche burocratiche e vendere la casa di mia proprieta'. Tra le varie cose chiusi la partita iva, l'iscrizione alla camera di commercio, il conto INPS etc, la nettezza urbana etc. dopo essermi assicurato di aver pagato quanto dovuto. A novembre del 2012 (dopo quasi 14 anni), ricevetti, in Canada, dieci raccomandate da equitalia. Una era relative a presunti contribute dovuti all'INPS, anche per periodi successive alla chiusura, le altre nove erano relative alla nettezza urbana per la casa venduta, dal 1999 al 2009. Per la nettezza urbana riuscii a mettermi in contatto con il commune di L'Aquila e ad ottenere, non prima di aver minacciato una causa per danni, che l'ufficio competente verificasse che negli anni successivi al 1998 la tassa veniva regolarmente pagata dal nuovo proprietario. Per quanto riguarda l'INPS invece, non riuscii ad entrare in contatto diretto con alcuno, e spedii una raccomandata con allegata ricevuta di chiusura del conto, chiedendo di effettuare la discarica della cartella presso equitalia, sfortunatamente (dopo ben 5 traslochi), non riuscii a ritrovare le ricevute di pagamento dei contributi per il periodo dovuto. Non ebbi nessuna risposta. La scorsa settimana, cioe'dopo altri sei anni, ricevo una cartella di pagamento da parte di una agenzia di recupero crediti autorizzata dall'agenzia delle entrate, chiedendomi di pagare entro cinque giorni, sempre per gli stessi contribute INPS che risultano non versati, la somma di oltre 2000 euro (mi pare che la cifra originale fosse 350mila lire). A parte mettermi su in aereo e andare a L'Aquila a prendere per il collo qualche funzionario dell'INPS, cosa mi consiglia di fare? Fra la'ltro mi risulta che I contribute cadono in prescrizione dopo 5 anni, qui parliamo di 20 anni. La ringrazio anticipatamente per il consiglio che vorra' darmi.
    Giorgio Di Vetta

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    1. Ciao Giorgio!
      Purtroppo con l'INPS non ci si può scherzare!
      Riguardo alla prescrizione è difficile che all'INPS si facciano "fregare", quindi presumo che a richiesta tireranno fuori delle ricevute di raccomandate che hanno interrotto la prescrizione.-
      Presumo comunque che a monte ci sia un errore del tuo commercialista che per la chiusura della partita IVA o non ha trasmesso all'INPS la relativa documentazione, o non l'ha trasmessa nei termini di legge, quindi ti consiglio di pagare, altrimenti non ne esci più fuori.-
      Aggiungo a parziale tua "consolazione", che almeno questi soldi se li paghi te li ritroverai nel calcolo della futura pensione.-

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    2. Grazie per la sollecita risposta. Partita IVA, CC ed INPS le ho chiuse io personalmente e fortunatamente ho gli originali delle comunicazioni speditemi dagli enti, che mi notificano la chiusura con effetto 11/12/98. Quanto a eventuali ricevute di raccomandate, a meno che non ne stampano di false, non ne ho mai ricevute. Non paghero' mai una somma non dovuta, a costo di andare in corte e spendere quattro volte tanto per l'avvocato. Quanto alla pensione, con il ritmo di rinvii che e' ormai di moda, credo moriro' prima di riceverla.

      Saluti e godetevi l'Italia.

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    3. Ciao Giorgio!
      Io ho cercato di darti un consiglio, presumibilmente il meno oneroso a livello economico, ma ovviamente la scelta sta a te!

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    4. Dimenticavo di precisare che l'intimazione di pagamento riporta la data di notifica della cartella al 5 dicembre 1998. Quindi al 26 gennaio 2018, data in cui ho ricevuto l'intimazione, il contributo era prescritto. L'INPS non puo' smentire se stessa.

      Cordiali saluti

      Giorgio Di Vetta

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    5. Ciao Giorgio!
      Anche sulla prescrizione ti avevo già esposto il mio punto di vista, quindi non ho altro da aggiungere!

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  12. Buonasera, viste le recenti problematiche relative alle assunzioni, mi ritrovo con una catasta di contratti lavorativi temporanei da parte di agenzie interinali e simili... La mia domanda è, quanto tempo devo tenerli? Posso disfarmene?? Grazie mille

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    1. I contratti di lavoro ai fini previdenziali non hanno alcun valore, quindi puoi disfarti di tutti quelli scaduti, mentre invece devi conservare "gelosamente" tutte le buste paga fino a quando non andrai in pensione, per rimediare eventualmente a possibili errori.-

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  13. Buongiorno Dott. CENSORI,Le devo porre una domanda inerente al versamento delle addizionali Reg.Com. e acc.Com.. Premessa: mio figlio ha cessato il rapporto di lavoro con l'azienda per la quale lavorava in data 30/04/2018.La nuova azienda giustamente non sa delle addizionali, quindi non fa nessuna trattenuta. Domanda: nella compilazione del 730/2018 nel quadro "C" nei riquadri delle addizionali si possono mettere le somme dei 4 mesi già versati e gli 8 mesi rimanenti da pagare verranno calcolato in automatico? oppure gli 8 messi devono essere versati col F24? Grazie per la risposta. MICHELE

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  14. Dott. mi scusi, forse ho sbagliato ad inserire la domanda in questo post.

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    1. Ciao Michele!
      Se Tuo figlio ha cessato il rapporto di lavoro in data 30/04/2018, le addizionali regionale e comunale devono risultare nel CUD 2018 inerente i redditi del 2017, quindi nel 730/2018 non va effettuata alcuna modifica.-

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  15. Buongiorno Dott.Censori, come Lei ben sa le addizionali sono calcolate sul reddito anno precedente,ossia 2017.Lui ha pagato da gen 2018 ad aprile 2018, quindi c'è una rimanenza da pagare ed io pensavo di regolarizzare col 730 mettendo nel 730/2018 solo i quatto mesi che ha pagato se no come deve versarli?
    Spero di essere stato più chiaro.
    mi scusi e grazie.
    michele

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    1. Ciao Michele!
      Evidentemente non mi sono spiegato bene!
      Se tuo figlio ha pagata le addizionali regionale e comunale da gennaio ad aprile 2018, anche se riferite al 2017, i pagamenti risulteranno nel CUD 2019, quindi potrà effettuare l'eventuale conguaglio con la dichiarazione dei redditi del prossimo anno.-

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  16. grazie Dott. Censori sempre gentilissimo e disponibile.

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  17. Buongiorno ,sono un datore di lavoro volevo sapere per quanto tempo devo conservare la documentazione degli ex dipendenti, e per quanto tempo devo conservare quella degli ex utenti (di una casa di riposo).
    Grazie per la risposta saluti

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    1. La conservazione della documentazione degli ex dipendenti non ha scadenza, nel senso che fino a quando non sono andati tutti in pensione, potrebbero aver bisogno di copie di buste paga o ricevute di versamento contributi.-
      Invece la documentazione degli ex utenti di una casa di riposo va conservata per almeno 10 anni.-

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